Comment une fiche client se crée
Personne n'ouvre un fichier client dans NightBook. Il se remplit tout seul, par le bas : chaque numéro qui passe par une réservation laisse une fiche derrière lui. Savoir par quels chemins elle arrive vous évite d'en créer une deuxième pour la même personne.
Les quatre chemins vers une fiche
- À la main, depuis Clients › + Nouveau client. C'est le seul chemin qui part d'une fiche vide, sans réservation en face.
- Au walk-in, depuis Check-in. La porte saisit un numéro et un prénom ; la fiche naît avec la réservation, source walk-in.
- Par la réservation en ligne, si le club a branché le formulaire de son site. La fiche naît avec la source site web, et son origine est renseignée automatiquement.
- Par le Concierge, quand l'agent conversationnel enregistre une réservation depuis un fil. La réservation porte sa propre source, la fiche est créée ou retrouvée comme sur les autres chemins.
Le formulaire de réservation du dashboard suit la même règle : si le numéro tapé correspond à une fiche connue, il la réutilise ; sinon il en crée une.
Ce que la création manuelle demande
Deux champs sont obligatoires : le nom et le téléphone. Le reste tient dans la même feuille et reste facultatif.
| Champ | Obligatoire | Limite |
|---|---|---|
| Nom du client | oui | 120 caractères par partie du nom |
| Téléphone | oui | 6 caractères minimum à la saisie |
| non | 200 caractères | |
| Ville · Instagram | non | 120 et 60 caractères |
| Origine | non | RP, walk-in, recommandation, Instagram, site web, autre |
| Note | non | 500 caractères |
| Étiquettes | non | 400 caractères cumulés |
SI VOUS TAPEZ UN NUMÉRO DANS LE CHAMP NOM, LE FORMULAIRE VOUS ARRÊTE AVANT D'ENREGISTRER. C'EST LE CAS DE DEUX CHAMPS INTERVERTIS, ET IL EST FRÉQUENT.
Le bouton + Nouveau client est visible pour tout membre qui a accès à l'écran Clients. En mobile, c'est le bouton rond en bas à droite.
Le téléphone est la clé
Avant de créer quoi que ce soit, tous les chemins cherchent le numéro dans le fichier du club — sous une forme normalisée, indifférente au format de saisie. « +33 6 12 34 56 78 », « 06 12 34 56 78 » et « 0612345678 » désignent la même fiche.
Une fiche créée sans téléphone reçoit un identifiant technique à la place. Elle existe, elle porte ses visites, mais elle ne ressortira jamais d'une recherche par numéro et ne pourra jamais être rapprochée d'une autre. C'est le seul cas où une même personne peut se retrouver avec deux fiches sans que rien ne le signale.
Ce qu'une fiche existante ne perd jamais
Quand un chemin retrouve une fiche par son numéro, il complète les champs vides, il ne remplace rien. Un prénom saisi à la porte ne réécrit pas un nom déjà enregistré, et une conversation avec le Concierge ne renomme pas le client d'un collègue.
Corriger une identité déjà écrite reste le travail de la fiche elle-même, sur l'écran Clients — un geste qui demande le droit de modifier les fiches, et qui laisse une trace dans le Journal d'activité.
¿Te ha servido este artículo?