Les doublons de téléphone

Mis à jour le 18 août 2026 · Lecture 3 min · Équipe NightBook

Deux fiches pour la même personne, c'est un historique coupé en deux, un VIP qui n'atteint jamais son seuil et un physio qui ne reconnaît pas un habitué. NightBook dédoublonne par le numéro de téléphone, automatiquement, sur tous les chemins de création. Il faut savoir dans quels cas ça ne suffit pas — et ce que vous pouvez faire alors.

Comment le produit reconnaît un numéro déjà connu

Avant chaque création de fiche, le numéro est ramené à sa forme normalisée : chiffres seuls, indicatif international retiré, zéro national retiré, neuf chiffres au plus. La comparaison se fait sur cette forme.

Conséquence : le format de saisie n'a aucune importance. « +33 6 12 34 56 78 » tapé au bureau et « 0612345678 » tapé à la porte tombent sur la même fiche. C'est vrai au walk-in, dans le formulaire de réservation, sur le formulaire du site du club et pour le Concierge.

Deux protections s'ajoutent :

Un numéro est unique par club. Créer une fiche à la main avec un numéro déjà présent est refusé, avec le message « Un client existe déjà avec ce numéro. »
Deux opérateurs simultanés ne créent pas deux fiches. Si deux postes enregistrent le même inconnu à la même seconde, le second rejoint la fiche que le premier vient de créer.

Ce qui crée quand même un doublon

Une fiche sans téléphone. Walk-in enregistré sans numéro, import incomplet : la fiche reçoit un identifiant technique. Elle ne peut être rapprochée de rien, ni maintenant ni plus tard.
Deux numéros différents pour la même personne. Le portable et le fixe, l'ancien et le nouveau : ce sont deux clés, donc deux fiches. Rien ne peut le deviner.
Une fiche importée dans un format non canonique. Si une reprise de données a déposé un numéro sous une écriture que le produit ne normalise pas, la création manuelle d'une fiche avec le « même » numéro peut passer.
Deux clubs. Le fichier est cloisonné par établissement. Le même client dans deux clubs du même groupe, ce sont deux fiches, et c'est voulu.

Il n'existe pas d'outil de fusion

Aucun écran ne permet de fusionner deux fiches, et aucune fonction ne le fait en coulisse. Dit autrement : les visites, les dépenses et les no-shows de la fiche en double ne peuvent pas être transférés sur l'autre.

Que faire quand vous en trouvez un

Identifiez la fiche à garder. C'est celle qui porte l'historique : le plus de visites, le plus de dépenses, les réservations passées. Elle est irremplaçable ; l'autre ne l'est pas.

Reportez à la main ce qui mérite de survivre. La note, les étiquettes, l'e-mail, la ville. Ce sont les seuls champs saisis, donc les seuls récupérables.

Corrigez le numéro sur la fiche gardée si c'est le nouveau numéro du client qui figure sur la fiche en double.

Supprimez la fiche en trop. Si elle ne porte aucune réservation, la suppression RGPD l'efface réellement de la base. Si elle en porte, elle sera anonymisée et son historique restera compté dans les statistiques du club, sans identité — le doublon disparaît des listes mais ses soirées restent dans le chiffre d'affaires.

Prévenez la porte pour la soirée en cours : tant que le client n'a pas rappelé, personne ne saura que les deux fiches n'en faisaient qu'une.

Le point 4 demande un rôle d'administrateur. Voyez la suppression d'une fiche pour ce qu'elle efface exactement.

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